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恩泽医疗集团:信息化让上万种医疗物资采购管理“更便捷、更准确”

来源:HIT专家网    记者:朱小兵 石晨露

浙江省台州恩泽医疗中心(集团)(以下简称:恩泽医疗集团)是一家集医疗、急救、科研、教学、预防为一体的区域综合性公立医疗集团。集团下面有5家医院,其中三甲医院2家,三乙和准三乙的有2家,还有1家专科医院。

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自2015年2月,恩泽医疗集团在该院HRP服务提供商用友医疗的支持下,上线联通医院内外网的医疗物资交易平台,让供应商能够自主参与维护自身的资质认证和产品认证,与医院的物资交易过程更加自动、智能,从而大大提高医院采购部门的管理效能。

分管恩泽医疗集团医疗和信息的副院长季一鸣介绍说:“依靠人工管理5家医院的模式很容易出现差错,管理比较混乱,效率也不高,查询的准确度也不够,平时的核对以及各方面同质化的程度也比较差。”

2015年开始对集团下属的浙江省台州医院进行摸底,发现仅仅是医用耗材这一项的供应商就有234家,其中常用物资的规格、品规就有8000多种,如此庞大的数据的管理必须借助信息化的管理。

“一是为了提高效率,二是提高准确性,三是保证质量,四是保证产品合格的安全性,基于这四大方面的考虑,我们决定建立一个新的医疗物资管理平台。”季一鸣说。

恩泽医疗集团信息中心主任马宗庆介绍:我们一直都在使用用友医疗的HRP系统,物资管理平台其实是HRP系统的功能延伸。上线物资管理平台最大的挑战,是需要先进行内部系统的整理,汇总信息,规范供应商管理,打好基础才能向外部开放。还有一个就是安全性的问题,外部供应商访问该物资管理系统时,需要通过安全机制进行内外网数据交换,在可控的范围内进行数据传输。

据恩泽医疗集团采购中心的何丽娜介绍,物资管理平台上线之前,集团采购中心做了很多的基础性工作,包括对供应商进行梳理,审核供应商资质,对供应商进行培训;其次是结合供应商的资料和浙江省招标平台的资料,对产品资质进行审核;最后是对集团内招标的产品进行核对。

“上线用友医疗的物资管理平台之后,对供应商的管理,对采购的物资、库存、采购员与供应商之间的沟通,以及数据的准确性,起到了很大的作用。”季一鸣说,“我们常用的供应商有130家,现通过供应商平台资质申核的有113家,在系统内正常配送物资的系统有54家。把医院的需求、数量、规格、型号上传到供应商平台,供应商在这个平台上提供准入的文件,采购的资质,供应的资质,产品合格的资质,订单管理也很方便。”

对于一年来物资采购平台的运行效果,何丽娜深有体会:

首先,在采购环节上,以前采购员主要通过电话沟通方式报货,报货的内容为:产品名称、规格、数量,采购过程中很容易出现各种问题,当采购品规多时容易出现报错货或报漏货现象。现在采购员仅需在系统内提交采购单就可,必要时通知一下供应商今天有报货,例如:某天,采购员向一家公司采购20个品规的产品,以前电话报货—供应商记录—确认过程至少要10分钟,而现在仅需一个自动短信通知报货就可以了,采购员工作量明显减少,报货准确率大大提高,错误采购物资现象基本未发生,缺货率明显降低。

第二,可以对订单进行跟踪,采购员可随时通过系统查询订单状态,及时了解物资是否能够正常到货,提前防范断货、缺货事件,医院物资的缺货率进一步降低。

第三,所有经过验收的产品,保管员仅需扫描一下配送单条形码,就能产生完整的入库单据,保管员入库工作量得到极大的减少,例如:原入库20个批次产品,保管员在入库时需输入项目有:产品名称、规格、数量、价格、批号、效期、证件、是否合格等等,在品规多时常有输入信息错误现象,且需10分钟以上,而现在仅需5秒钟不到就能完成该项工作,并且准确率高。虽然前期产品审核的过程比较复杂一些,但是只要一次通过认证后,后续采购过程就变得十分简洁高效。

据悉,目前恩泽医疗集团物资采购管理平台已经在总院运行,平台的医疗物资交易总额已经突破3.2亿,平台管理的医疗物资已经突破1.3万种,接下来将逐步推广覆盖全部各个分院的物资采购部门。这一过程,将与对供应商的培训工作紧密结合,让供应商尽快熟练使用新的系统,实现医院和供应商的双赢。

【责任编辑:石晨露】

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