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【陆慧菁专栏】上线床管中心系统所需要思考的几点问题

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来源:HIT专家网       作者:陆慧菁

陆慧菁

早在四年前,就曾到访浙江省几所医院,参观考察床管中心信息系统建设。回来后对比当时我院的系统,考虑改造方案,为上线做准备。但由于当时医院没有明确的时间表和资源配备,慢慢把这事就忘了。

2018年,医院工作计划中明确提出了床管中心建设目标,包括人员、地方、主管部门等都定下来了。于是又重新把床管系统立项,在2018年年底正式上线。回过头来看,该项目并不是简单的床位资源整合分配,还包括了跨科收治患者、跨科协同、病案文书、药品配送等延伸问题。

上线前的思考

1、谁来做床管中心系统?

床管中心系统的产品来源,其实只有两个选择:HIS系统自带或外挂一个床管中心系统。因为它与HIS系统有着不可分割的联系,HIS系统本身自带该模块自然是最好的选择,可以省却很多数据交互。但如果HIS系统没有该模块又或者该模块与医院流程相差甚远、公司配合程度不高(价格也是考量之一)等因素,就可以考虑外挂一个床管中心系统。

我院HIS系统并没有床管中心模块,考虑到上线时间紧迫,人手不足等因素,最终挑选了一家提供床管中心基本功能,愿意合作二次开发的公司,实现了灵活配置的床管模块功能。

2、床管中心模块应包括哪些内容?

床管中心使用对象有三类:门诊医生、床管中心人员、病区护士(医生),因此功能模块应包括:入院申请单、床位分配、病区留床、查询床位、基础配置等。

(1)医生工作站:嵌套入院申请单,所需填写内容是关键所在,如:是否申请时必须填写管床医生组别、是否填写入院时检查检验项目等。

(2)床位分配:直观看到床位情况是关键,床位信息应包括:床位编号、所在病区、床位类型、是否可预约、是否可跨科收治、是否可用、所属房间、是否限定收治男女患者、男女床等。目前医务人员普遍采用19寸及以上电脑屏幕,足够支持分屏显示,适当采用颜色区分床位类别,方便找出合适床位。

(3)病区留床:病区护士录入患者信息预留床位,需有配套政策,如:留床时限,过期自动取消。

(4)基础配置:各种字典设置,如:床位维护、房间维护、入院方式等,关键在于与HIS系统以及电子病历系统的数据一致性,字典更新时需及时同步相关信息。

3、床管中心模块需要讨论的几个流程核心问题

(1)病人分类:允许跨科收治的准则。

(2)科室分类:从地理位置、专业相关、护理要求等划分床位资源,在保证医疗安全情况下重新划分收治组别。

(3)除外原则:特殊不纳入床位统一管理的科室,如:儿科、产科、感染科、ICU等。

(4)入院申请单上的检查检验项目归并问题:如果申请医生勾选的检查检验项目在办理入院前执行,则存在入院时间与检查检验结果时间不一致的风险(算门诊费用则存在无法报销问题);项目在入院后当天执行,需考虑人力配备问题(床管中心配备抽血、心电图等科室及人员)以及患者没有完成项目直接到病区后如何继续执行问题(各节点皆有可能脱钩)。

另外需要注意的是检查检验项目设置,分为全院统一模板、按科室统一模板以及医生个性化勾选三种模式。全院统一模板可操作性强,资源投入最少但遗留问题较多,如:抽血项目可能入院后还需要再次开单;同理,医生可个性化开单,则需要有全院医技预约中心支持。

(5)如何定义空床:床管中心可操作的床位,如:打出院标记则允许预约。

(6)医生是否还有权力留床?如果允许留床,则需要考虑保留的时间、数量,保留时需要填写的资料。

4、HIS及其他系统需要改造的地方?

(1)床位表需增加标志位,如:是否共享,是否预约等。

(2)入院、转床、转科增加条件对比,防止一张床同时放置了两个患者。

(3)电子病历中转科自动在病案首页产生转科记录,并要求写转科记录的条件需要修改。

(4)增加相应的报表和查询功能。

上线时碰到的问题

上线前医院相关管理部门对临床做了充分的培训,包括入院流程的改变、入院申请的填写、跨科收治的原则等,在实际操作中依然有很多突出问题。

1、观念改变过程:观望期、混战期、冷静期

本以为混战期最少是在上线后1周才逐步进入,事实却是上线1天已经出现跨科收治。一周后进入了全面跨科收治,持续1个多月。逐步在分配方案落实后逐步进入冷静期。奖金分配方案是影响跨科收治持续性的主要原因,医生查房、值班等安排等,是影响跨科收治持续发展的间接原因。

2、权限分配问题:跨科收治必然要遇到权限分配问题,权限的分配至关重要,最简单的做法是按可跨科大组分配权限,但容易出现权限过大问题(同时看到其他科患者);如果按病人分配权限,则需要处理值班医生权限问题。

3、会诊问题:A科室医生把病人跨科收治在B科室,同时需要B科室会诊。系统中设置了本科病人不能选择本科室作为会诊科室,需要增加条件判断。

4、转科后药品配送、检查预约问题:原来系统设置转科医嘱自动重整,保证医嘱所属科室正确,但因跨科收治后患者一般在2-3天转为本科室,导致大量的医嘱重整增加了医生和护士工作量,修改重整条件,可勾选转科不重整医嘱,系统自动更新医嘱所属科室。

5、特殊情况下,一个患者可能占用两张床:患者预约明天入院A科室,但晚上因突发病情,从急诊入院到B科室,第二天需要转去A科室。

上线后的延伸问题

1、病历上的科室名称问题:上线前设想跨科收治患者在出院前必然转回本科室,不影响病案出院科室,但实际运作中的确有跨科收治病区直接出院的情况。另外在住院期间所发生的文书、检查检验结果等资料开单科室与诊断所属科室不符。因此行政管理部门要求重新更改文书格式为显示病人所在病区物理位置。

2、绩效方案:跨科收治患者所发生的费用以及成本的计算问题有几种模式:跨科收治患者成本以逻辑病区医护成本比例返回相应绩效给物理病区的护士;按照借床的方式返回相应绩效给物理病区;逻辑科室领用相应物品交还给物理病区护士,护理相关收入归物理病区护士,其他费用归逻辑科室。

总结

床管中心需要从整体理念上改变思维方式,从“患者跟着医生走”到“医生跟着患者走”,打破原有的很多流程规范,重新建立新的体系。

很多医院只看到它能充分利用现有资源,提高医院床位使用率,减少患者等待时间,有效杜绝医生霸床,ICU转出病人困难,当天出院患者过多导致浪费配合部门资源等现象,却忽略了床管中心实际上对医院管理提出了更高的要求。无论是场地、人员、制度、绩效分配,还是信息系统等方面,都需要紧密配合,缺一不可。因此医院下决心实行床管中心的时候,需要评估现状,权衡利弊,找出合适医院的床位管理运作模式以及实施步骤。

【作者简介】

陆慧菁,广州医科大学附属第二医院信息科科长,软件工程硕士,高级工程师。同时兼任广东省健康医疗大数据标准工作组组长、广东省医院协会医院信息化专业委员会副主任委员、广东省经济协会信息分会副会长。

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【责任编辑:孙鹏】

 

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