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【刘新平专栏】数字化医院转型系列(四):十年磨剑,渐进式构建医院智慧物流系统亲历

来源:HIT专家网 作者:刘新平

智慧医院建设,已经成为医疗信息界的热点话题。那么如何建成智慧医院?需要多长时间建成智慧医院?又该是谁去建智慧医院呢?

在此,我想用自己亲身经历的医院智慧物流的建设与发展过程,与同行们共同思考上述智慧医院建设路径问题。

1997年11月,我到医院器械管理部门工作,经历的第一件比较重要的工作任务就是当年12月底的器械库房盘点。

当时医院还是全手工记账,一本库房管理账,一本统计会计账。盘点之前,首先这两个岗位的两本账要对清。我记得用了一周的时间仍然没有能完成对账工作,库房盘点也不了了之。后又发现,在日常工作中,多家供应商前来催要货款,却发现因没有应付账款的记录而无从查起。当时就下定决心利用计算机去解决问题。

这就是我们物流信息化的起点。

解决账物相符问题

1998年,我使用FoxPro编写了一套程序,主要包括货物入库存、货物出库时减库存、进销存财务报表、库存盘点结转四个模块。1999年,这套程序上线前,医院先把库房盘点清楚,把积压库存、呆账坏账处理掉,把库管岗和统计会计岗的线下两本账合为一个环节,并制定了物流、信息流同期并行,当日账当日清的管理流程和制度约束。从此,成功解决了账物相符问题,减少了一个岗位的工作量,提高了运行效率。1998年底,医院库存盘点时做到了账物相符,而且仅仅用时一天就完成了。

这是我们自主设计的医用耗材物流管理系统1.0版本。当时的数据备份用的是3.5寸软磁盘。

解决信息标准化问题

后来,这个小系统在运行过程中不断扩展功能,但是系统中的信息不够丰富,达不到进一步精细化管理的要求。2003年,医院委托开发商开发了2.0版本,主要增加了供应商和制造商的信息,丰富了货物的信息,在基础数据和库存迁移时,对信息进行了标准化处理:

1.要求供应商信息与营业执照相同;

2.要求货物信息与货物标识完全相同;

3.进一步细化规范了规格型号,要求与货物本身完全相符;

4.实现了入库和出库票据的实时打印签字;

5.实现了线上年终结转。

同时,医院进一步修订了管理制度,要求货物出库时严格按照“品名+型号+制造商”三项核对,入出库票据当日发生、当日整理,按月装订成册。信息的标准化和流程的规范化,使得盘点效率进一步提升,在库存量增加了几倍的情况下,当年的年底盘点也仅用时一天就完成了。

解决专业化管理问题

随着精细化管理的深入和医疗器械监督管理力度的加大,这套系统的2.0版本也逐渐无法满足我们的工作需要。

2004年,医院上线HIS系统,我们仔细研究了其中的物资管理模块功能,感觉无法满足医疗器械作为专业物资的管理属性,放弃了HIS该模块的使用。

2005年,我们设计开发医用耗材物流管理系统3.0版本。这一版本具备了更多精细化管理功能,包括:

1.对供应商的经营许可证号、开户行和账号信息进行管理,对制造商的医疗器械生产许可证号进行管理,对医疗器械的注册证号、批号和有效期信息进行管理。

2.与财务处沟通,改革了财务流程,建立了线上应付款账,实现了供应商的应付款管理。

3.对库房进行分区控制,分为合格品区、待入库区、不合格品区。

4.进一步修订了制度,要求按照批号出库、先入先出的原则,要求库管每月下旬在系统中查询库存中近效期的产品,提前退换货。

自2005年底开始,医院库存盘点时不存在过期产品和积压产品,库房实现了良性周转,占压资金也大幅度降低。库房盘点仅用半天时间即可完成。

解决全流程数据共享问题

经过三个版本的设计开发和应用,我们对信息化的理解和驾驭能力逐步提升。随着一次性耗材产品爆发式的增长和医院的快速发展,在3.0版本运行过程中,我们发现仅靠人力已经无法高质量完成各种资质证件和有效期的管控工作。

2008年,我们孕育了医用耗材物流管理系统4.0版本,将国家《医疗器械监督管理条例》的要求和省市配套法规要求植入系统流程中,将医疗器械经营企业的经营资质、医疗器械生产企业的生产资质、医疗器械产品的注册资质、供货协议、供应商的财务信息和服务人员信息、医疗器械分类目录等均做标准化结构化处理,创新性地设计了标准化数据共享的供应商使用的供货系统、医院医疗器械管理部门使用的管理系统和医疗器械临床使用科室使用的管理平台联动的医用耗材物流供应链管理体系,并于2009年1月1日上线运行。

新系统可在入库环节和出库环节拦截无准入产品、资质不合格产品、有效期不合格等产品,同时支持生成采购计划、批量订货、计划执行监控、临床在线申请配送、在线缺货申请、在线查询消耗等功能,为供应商评价提供了数据支持。库房实现了按照医疗器械分类目录分区管理、出入库按照批号管理等。同时,系统可自动设置配送物资申请时段,临床科室可直接访问库存点选出库,解决了高效配送的问题。

在新系统的帮助下,即使耗材物流量已经增加了数十倍,我们实现了库房耗材账物相符,无积压、无过期,盘点时间缩短为两个小时左右。

解决精细化管理问题

医用耗材物流管理系统4.0版本的数据结构化程度高,基础架构扎实。在此基础上,我们不断提升耗材物流的管理效率和精细化程度。

随着介入技术和骨科技术的快速发展,高值耗材的金额占到了三分之二左右。因高值耗材采用零库存、供应商管理库存的“寄售”模式,经常发生未经准入就直接使用、未经审核验收就已经使用、外请专家指定新产品紧急使用等情况,用械安全存在极大风险。

为了解决这个问题,我们使用了高值耗材原始码解析技术,通过扫码进行高效验收后进入临床虚拟二级库,临床使用时经扫码出库自动计费,并生成植入介入可追溯记录;设置了未经验收不可使用、未经扫码出库不可计费、不可生成应付款记录的质控闭环;临床使用完毕的高值耗材,月底经批量审核后自动计入临床消耗,并生成供应商应付账款。会计由每月用3-5天的时间手工办理高值耗材出入库,缩短为每月30分钟内办理完毕,用械风险得到管控,会计工作效率得以大幅提升。

我们用了10年的时间,借助信息技术逐步实现了管理的精细化,奠定了可持续发展的基础,成为了医疗器械监督管理部门的免检单位和管理样板。只要我们管理者善用数据思维,带领团队做好数字化转型,不断践行数字管理,以问题为导向持续改进发展信息管理系统,信息系统就会变成我们贴心的智能助手,信息化手段帮助我们把管理做到极致就不是空想更不是梦想。

医用耗材物流管理系统4.0版本承载了我们器械管理人的文化和情怀,一直在为我们医院服务,迄今为止已经使用12年多的时间。在这期间,系统不断持续发展,逐步实现了扫描二维码批量入库;手持移动PDA验收、出库、配送和交接等,全流程实现了高质量、高效率和无纸化。同时,将理念和应用扩展到试剂管理部门、物资管理部门、信息管理部门、保卫部门、总务部门等,将医用试剂、医用消杀、医用食品、办公用品、医用被服、维修配件等纳入管理,逐渐形成了颇具特色的物流管理体系,建立了安全用械的绿色屏障,保障了患者安全,同时为我们医院运营管理精细化做出了积极贡献。

在开发商良好的开发服务下,医用耗材物流管理系统4.0版本与管理理念俱进、与医院运营精细化俱进、与医保付费改革俱进,与安全用械监督管理俱进,支持使用科室二级库管理、医疗器械电子码、医用耗材医保赋码、医疗器械不良事件上报等,并与HIS系统深度融合,实现了高值耗材出库即收费的闭环管理,避免了多收和漏收,将医用耗材的全生命周期进一步延伸。

2021年3月,国家卫生健康委发布了《医院智慧管理分级评估标准体系(试行)》,为医院各职能管理部门描绘了智慧管理的美好蓝图。智慧医院不断建立健全“智慧医疗、智慧服务、智慧管理”三大体系,是公立医院高质量发展的必由之路,我们卫生信息人也迎来了前所未有的机遇和挑战。

系统迭代的前提是管理者精细化管理水平的迭代,也是管理者数字化驾驭能力的迭代,全院上下的数字化转型仍然是智慧医院良性建设的前提,促进数字化医院转型也是我们卫生信息人的责任和使命。希望经过我们不懈的努力,将智慧医院建设转化为生产力,为公立医院高质量发展做出我们义不容辞的贡献。

【作者简介】

刘新平,2015年至今任河北省人民医院信息管理处处长;2002—2014年曾任河北省人民医院医疗设备处处长。社会任职:河北省卫生信息协会副会长、河北省临床医学工程学会副秘书长、河北省临床医学工程学会信息化分会副主任委员。

发表论文20余篇,获河北省科技进步二等奖一项、河北省医学科技一等奖一项,主持在研《新冠肺炎疫情下医学影像检查自助就诊模式的研究》《医疗废弃物信息化监管平台在疫情防控体系中的建设与应用》等项目,设计并主持开发医疗设备类资产管理信息系统、医院物流供应链管理云体系、生命支持与急救设备管理系统、合理收费审计管理系统等多个业务系统。

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【责任编辑:秦勉】

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