医院信息科不可忽视项目建设中的跨部门沟通

来源：HIT专家网作者：李顺海

最近，有一位信息科同行在群里求助：医院要上风险防控管理系统，由于涉及到跨部门、多角色协同管理，在信息科组织的项目需求分析会上，大家吵成一片，没有达成任何结果，涉及到的业务科室大多态度消极、被动。请大家想想办法给予帮助？

现实中，医院信息科正越来越频繁地遇到这类问题。

越来越多的项目实践显示，如果信息化项目实施团队能将业务科室资源合理引入项目，不但能够在一定程度上缓解团队自身资源紧张的问题，更有助于在工作中贴近信息系统的直接用户，了解和获取真实需求。这对顺利实现项目的目标，将起到非常积极的作用。

但是，让相关业务科室心甘情愿，甚至主动地参与到项目需求分析、选型、实施的过程中来，为项目建设提供有益的帮助，并非轻而易举。

涉及信息化建设的跨部门协同，通常需要一个部门牵头担任协调人，负责组织相关方参与项目需求分析和建设过程。要想使项目如期且高质量完成，前提是一定要获得他们的理解和支持。一般来说，最能赢得理解的方式就是换位思考。

如果项目的实施和上线能够给相关业务科室的发展带来积极作用，他们通常就会支持项目工作，并乐于承担相应的项目建设责任；反之，他们就会对项目工作采取消极甚至反对的态度。

信息项目管理过程中“跨部门沟通”可能遇到的合作态度，常见有三类：支持、反对、模棱两可。如果遇到后两种情形，意味着无法在跨部门组建的项目管理团队内部得到有效解决，此时牵头部门及信息部门应及时向上汇报，获得指示和支持，不要掩盖问题和矛盾，影响项目下一步进展。

针对本文开篇提到的问题，建议可以加强几方面工作：

首先，信息部门在实施相关方参与项目之前，一定要做好调查和沟通工作，提前了解合作对象及其态度，让相关方对项目工作有全面的理解和认识，才能有效调动他们的积极性，消除不必要的阻力。

其次，为了确保信息系统贴近使用者的需求，应由使用者一方负责提供相关业务流程现状的梳理资料。如：门诊部关注患者投诉信息，医务处的关注点是医疗纠纷和不良事件上报，院领导的关注点是医院风险事件的预防和管控等。

第三，项目推进过程中，及时同步信息，并进行周期性的沟通。一般采取的是两条线沟通渠道，一是通过正式的沟通体系，包括工作周报、会议、邮件、协同信息平台等，确保关键信息的及时同步和问题解决；二是通过非正式沟通体系，比如跨团队成员之间的非正式交流，促进跨部门成员之间的了解和信任。

第四，重点预防和关注业务科室可能出现的消极、抵制的态度。信息部门一定要把握住底线、坚持原则，必要情况下可能还需要汇报医院相关领导，在准确阐述问题的同时，主动提出解决问题的建议，寻求领导的认可和支持。

最后，项目结束时，要及时总结，并邀请上级领导和项目团队一起参加，对于表现出色的项目团队合作方表达谢意，对于项目还存在的不足，应站在全局角度坦诚表达改进建议。

总之，跨部门沟通，是信息科在项目管理过程中不可忽视的环节，对于科室能力建设和满意度提升、项目实施成效，都具有十分现实的意义。

【责任编辑：陈曦】