江门市中心医院：AI助力招采工作从“小时级”迈向“分钟级”

来源：HIT专家网 作者：韩春春、杨光、戎伟鑫

在医院的招标采购工作中，整理、提交招采材料，查询同类产品价格和核对合同，都是反复发生、耗费人工的环节。江门市中心医院从业务部门的实际需求出发，研发建设“智慧招采AI辅助系统”，承担重复性的文档整理、价格查询与合同审查工作，让业务人员将更多精力放在核对数据、判断价格可比性中，并按医院流程完成审核和决策。

业务痛点：医院招采需求背后的材料负担

医疗设备、耗材和信息化服务采购，从科室提出需求到形成采购决策材料，往往要经过多轮整理。工作人员需要把项目名称、预算、供应商报价和专家评分等信息，从不同来源汇总到Word材料中；多个项目同时提交院长会、党委会等会议讨论（即“上会”）时，还要合并表格、统一排序、补齐附件，并逐项核对维保和耗材信息。

在“智慧招采AI辅助系统”前期调研中，医院设备科将耗材品种多、配置组合多且需要分项报价的项目，以及市场价格查询、汇总，列为较费时的场景。我们先从重复频率高、规则相对明确的工作切入：将已有项目数据按科室模板自动生成上会材料，用逐步扩展的检索条件整理市场价格，并通过AI辅助发现合同条款中的核查线索，帮助减少查询、登记等工作耗时，让业务人员把精力放在数据是否准确、价格是否可比、合同条款是否适用等判断上。

系统功能：从材料生成延伸到智能辅助

围绕这个项目，医疗大数据与人工智能临床转化中心与设备科、总务科通力合作，2026年4月形成调研方案，5月形成首版系统，随后完善材料生成、在线编辑与版本管理功能，6-7月扩展价格查询、合同处理、线下项目和评标报告功能。

从系统功能看，“项目目录”与“线下项目登记”用于组织项目资料，“模板管理”用于维护材料格式和字段，“上会文档管理”负责生成、编辑与留存材料，“价格查询与筛选”负责收集和整理价格参考，“智能合同审核”则提供合同审查与版本比对。

“项目目录”是查找项目、组织材料和发起相关操作的统一入口。工作人员可按公告名称、项目名称、科室、评标状态和时间等条件组合检索，查看项目预算、申请科室及办理状态。选定一个或多个项目后，可生成通用上会、院长会、党委会、报卫健局、报财政局五类材料，也可进入价格筛选或执行导出操作，便于集中处理同一批项目。

“上会材料生成”的做法是“数据填充后复核”。工作人员先按科室分别配置模板和字段占位符。如图1、图2所示，系统根据所选材料类型，把项目、预算、供应商报价、专家评分及维保信息自动填入相应模板，也支持多个项目的材料整理。初稿生成后可在线编辑、保存和导出。系统留存编辑快照，终稿可单独上传归档。

“价格查询与筛选”是系统的重点功能之一。过去，工作人员需要在政府采购网、招采平台等来源，逐条输入厂家和型号，翻页查找、记录报价，再手工去重并排除明显不可比的记录；结果不足时，还要反复调整检索条件。现在，系统会按项目产品生成查询任务，由RPA按预设顺序自动查询价格，并保留各轮查询条件和结果来源，如图3所示。

价格查询分为两个部分：前7轮查市场价格，第8轮单独补查本院曾购价。市场检索始终保留厂家和型号，优先检索广东近3年的三甲医院采购记录；结果不足时，再依次尝试跨地区、较长时间范围和其他医院等级的条件组合（表1所示）。

经去重、过滤后，累计达到10条有效记录即停止后续市场检索轮次，随后执行第8轮：保留型号、清空厂家条件，单独检索本院历史采购记录，以便与市场结果对照。

表1 价格查询8轮条件

“合同审核”，过去需要业务人员通读条款，对照采购文件核查付款、验收、违约责任等内容。现在，工作人员上传合同并填写审查关注点，系统通过智能工作流返回审查意见。界面将合同原文预览与AI审查结果并列展示（图4），工作人员可以对照条款阅读意见，再结合采购文件判断是否采纳。

“合同版本核对”也是业务难点，过去需要人工对照原稿和修订稿，逐处查找改动。现在，工作人员上传新旧两个版本的合同，系统可自动识别新增、删除和修改内容，按金额、付款、违约责任等类别整理，提供原文位置、风险提示和处理建议（图5），并支持导出差异报告。工作人员可沿差异清单逐项复核，例如确认付款条件是否发生变化，再判断修改是否符合采购文件及双方约定。

在具体实现上，系统后端采用Java 17和Spring Boot 4.0.3，基于RuoYi-Vue框架，招采业务由独立模块处理，并通过MyBatis XML Mapper访问MySQL中的项目和扩展业务数据。“上会材料生成”使用poi-tl读取Word模板占位符并填入项目数据；OnlyOffice承接在线编辑，编辑结果通过回调形成版本留存。“价格查询”根据项目产品生成任务，后端维护任务队列和RPA会话状态，执行器通过Java HttpClient和WebSocket连接Chrome DevTools Protocol，驱动浏览器查询价格，原始检索样本与统计汇总分别保存，规则完成去重、过滤和价格计算。“合同审查”则将合同文件及业务人员填写的关注点传入Dify workflow，接收审查意见及报告后保存审查记录和文件。

落地成效与注意事项

“智慧招采AI辅助系统”改变了医院招采的工作方式。在效率提升方面，我们估算了上会材料准备、合同版本比对和项目资料整理三类场景的用时对比（表2）。不过，这些数值仅用于说明预期改善幅度，尚缺少对应的样本量和计时记录，不能视为已经验证的实际平均耗时。特别是价格查询所需时间，受产品数量、检索范围、平台响应及人工复核影响，差异较大。

表2 场景耗时参考估算

我们梳理了这个项目落地过程中的几个注意事项：

首先，价格查询的统计结果只有在比较对象相近时才有参考价值。同一型号可能存在配置、数量、计价单位、服务期限和保修范围差异。系统按地区、时间和医院等级的预设组合扩展检索，有助于补充样本，却也可能带入差异更大的记录。因此，其他医院借鉴时，应结合本地市场情况调整来源、时间范围和样本阈值，并安排人工复核。关键词规则的设定，也可能错误排除包含保修信息的正常设备采购记录，因此系统要保留原始结果和排除原因，供工作人员查询回看。

其次，模板需要随业务要求持续维护。复杂表格、耗材明细、多项目合并和附件顺序都会影响材料成稿质量。验收材料时应检查分页、字体、附件和数据完整性，并区分原始数据、编辑快照与最终版本。模板调整后，需用单项目、多项目和复杂附件等真实样例重新验证。

最后，异常处理应与自动检索一起设计。在价格查询中，系统要能使工作人员区分“仍在检索”“需要接手”和“已经完成”等不同查询任务的当前状态。实施时还需明确由谁处理登录失效、资料缺失和平台异常等问题，并保留处理记录，避免把未完成的查询当成可用结果。

【作者简介】

韩春春，任职于江门市中心医院医疗大数据与人工智能临床转化中心。长期从事医院信息化工作，主导建设医院信息集成平台，熟悉医疗业务流程、系统架构与软件研发。获软件著作权8项，发表专业论文10余篇，主持及参与多项科研课题与重点项目；曾获评广东省医院优秀工程师、广东省医学信息卓越工程师。

杨光，江门市中心医院医疗大数据与人工智能临床转化中心组员，主要负责数据治理、数据统计、软件研发等工作。

戎伟鑫，江门市中心医院医疗大数据与人工智能临床转化中心组员，主要负责AI领域研究、软件开发、系统运维和服务器管理等工作。

【责任编辑：陈曦 版式：蒙辉】