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【钱霁新专栏】“两慢病基层用药管理系统”是如何落地的?

来源:HIT专家网   作者:钱霁新

先来看看“两慢病基层用药管理系统”在研发之前的一些已知条件:

(1)产品背景:基层医院的两慢病目录无法满足部分患者的用药需求,导致本应该稳定在社区卫生服务站(也即“村站”)配药的这部分患者被迫去大医院排队配药。

(2)一句话需求:通过数据赋能,让这些患者能够在基层医院配到他们需要长期去大医院配的药。

(3)配套政策:对长期在外配药的两慢病患者,在社区卫生服务站登记后,允许扩展基层用药目录,将他们所需药物纳入采购,保证专人专用。药品不局限于两慢病相关,只要符合患者长期用药需求的,均可纳入。

(4)已具备的条件:本地区所有医疗数据已经抽取并汇聚。

有政策有数据,需求目的也很清晰,看起来是不是挺简单的一个事?其实不然,且看如何拆解:

1. 识别角色

这里服务的对象是患者(C端),提供服务的是基层社区卫生服务站的家庭医生(D端),由于基层卫生体系是“社区卫生服务中心-社区卫生服务站”的架构,因此承担药品管理进销存任务的是中心药库(也是D端)。

2. 拆解角色任务

患者做什么:签约登记→下次社区卫生服务站配药。

医生做什么:签约登记患者信息→确认患者长期用药信息→维护进系统→药物到站后,下次给患者配药。

药库做什么:确认要进多少药→进药→入库→送到社区卫生服务站→下一轮进药(循环)。

系统做什么:计算什么时候该进什么药了、药到了提醒患者取药。

不懂医疗的产品经理大概也能画出以上这些内容,然而下面的工作才是核心。

场景拆解

1. 如何找到这些在大医院配药的患者?

如前文所述,整个区域的医疗健康数据已经有了,那么可以定义这些患者的标签:(1)高血压、糖尿病等慢病患者;(2)稳定规律在大医院配药。

再细化一层筛查方法:如果通过“诊断”去找,会发现两慢病相关诊断非常的多,且每家医院还扩展了自己的编码,其中还有一些高危重症并不符合“稳定规律”的用药特点,因此,从诊断入手并不是一个好的办法。

但两慢病常用药品是可以聚类的,通过对药品数据的治理聚类,就可以得到一个用药合集。然后定义“稳定规律”这个词,可认为在用药合集内的相同药品,在2个用药周期内连续使用的,就可以算是规律用药了。由于大医院不具备长处方开立条件,因此最长配药周期为1个月。所以我们在最终具体执行时,将任务定义为寻找60天内在大医院配过用药合集里药物的患者,通过建立数据模型,很快就可以找到符合条件的人群,再通过基层卫生体系的网格地址,将这些患者定位到所在社区,形成“待服务人员清单”,然后通过短信或者C端站内信的方式触达C端在线签约,也可以让社区卫生服务站的家庭医生看到名单后,通过电话联系患者来签约。

其实,这个模型还是简单处理了,没有考虑到在基层配两慢病用药,但在大医院配其他长期用药的患者。不过出于试点的考虑,我们首先满足那些在大医院长期配两慢病药品的患者。

2. 签约场景衍生的功能需求

签约有2条路径:患者自主在线签约、家庭医生通知后现场签约。但从筛查出的人员清单来看,这一人群的年龄平均在65岁以上,对智能手机的使用普遍存在障碍。再考虑到试点阶段先由医生选择部分患者加入的方式会更为稳妥,因此我们决定优先启用家庭医生电话通知触达、患者现场签约的方式进行。

当患者接到通知并抵达社区服务站后,家庭医生需要当面核对其长期服用的药品,这时医生需要能够看到患者在区域内所有机构的配药信息,因此需要系统提供“用药记录查询”。

由于基层存在“一人参保、全家配药”的情况,此时需要考虑防止有人钻政策漏洞,确保登记的是患者本人使用的药品;同时,如果患者此前是在药店、区域外医院配药,系统无法通过数据获取配药记录,所以通知签约时都让患者带上了药盒,如果在区域外配药的还需要带上能够证明是自己使用药品的发票、病历等信息,这些纸质信息将用于拍照上传备案。因此,又产生了“拍照上传用药照片”的功能需求。

医生需要在系统中登记患者的常用药品,包含药品的通用名(商品名)、厂家、规格、用法、用量、单次配药量等信息,并且通过以上信息计算出患者的用药天数,从而判断什么时候应该进药。登记完患者就可以回家,坐等下次到社区服务站配药了。“开药”这个动作属于在HIS中的操作,“两慢病基层用药管理系统”并不需要涉及。

3. 药库备药场景

当社区卫生服务站登记完患者的用药信息后,社区卫生服务中心药库首先要了解到底需要哪些药,哪些是药库本来就有的,哪些是需要额外进货的。因此,我们需要将药品目录区分为“中心目录”和“增补目录”,并且在进药的时候也要区分相关药品。中心目录的药品,药库可以根据站点实际库存进行参考调整;增补目录的药品就是专人专用了,入库后全部拨给对应的社区卫生服务站即可。

至于“什么时间进药”,通过和药库沟通,一开始我们比较理想地设计了一周一次:周一拉清单并发给进货商,大约周三能到货,最晚周四就能送达社区卫生服务站,通知患者取药的短信时间,我们也默认设置了周四的上午10点。

至于“什么时候让药品进入待备药列表”,考虑到患者一般会在药品快吃完的5天前左右来配药(来早了医生也不给配,因为医保会扣款),加上备药周期4天,我们最初设置了当患者上次配药后用药天数<10天时,药品进入备药单。当然这个设置在后面落地过程中也经历了很大的变化。

功能设计

有了场景拆解,基本上拆解出了功能清单,功能菜单也就自然浮出水面。

患者管理:分为待签约人员、已签约人员,还有个异常场景的退出人员。其中待签约人员可以根据社区卫生服务站为单位,导出Excel表格,方便家庭医生打电话联系患者。

备药管理:分为未备药列表、已备药列表,其中已备药列表需要固化并能够导出Excel,区分中心目录药品、增补目录药品、患者备药明细。

药品管理:提供运行目录,区分中心目录和增补目录。我们还给操作者贴心设计了点击药品能够查看有多少人在用的功能,落地后也受到了操作医生的喜爱。

这里交互操作最多的是“如何为已签约人员添加常用药品”。让医生一个个敲键盘输入,显然是不现实的。既然主要是在上级医院配的药,我们设计了从用药记录里选择添加的功能。但由于上级医院的药品字典和基层社区的药品字典是相互独立的,如何识别这个药就是这个药?在考虑了多种方法后,我们最后选择了通过医保代码来识别唯一性。当一个药品从用药记录里被选中、添加到患者用药时,系统通过医保代码对比,确认其是否在社区卫生中心的药品字典中存在?如果存在,则定义为中心目录;如果没有,则定义为增补目录。这些被添加到签约人员用药清单的药品,同时也进入了系统的运行目录。

在调研过程中,中心药库还提出了增补目录需要药库审核、缺药提醒等功能,系统都逐一迭代满足。

看着似乎很和谐,接下来应该进行开发,然后上线试运行了。然而这是理想,实际的情况一言难尽。

曲折的落地之路

在“两慢病基层用药管理系统”的落地之路上,各种角色都在给你挖坑,而你必须逐一踩过去才能成功。

1. 纯手工上线第一个试点

由于前面政策确认花费了不少时间,接到这个任务并确定试点社区卫生服务站上线,只留给我们10天时间。这么短的时间显然是不可能开发出全部功能的(仅产品逻辑确认就花了2天),经过商量后,我们决定优先开发核心的添加药品和备药功能,但评估工期最快也得2周时间,无法赶在试点上线当天发版。于是,我们只能一边拿着Demo给客户演示,另一边产品和项目联合,手工拍照登记现场的药品,然后回去手工导入。

得益于此前处方外流项目的运营经验,在上线当天,我们打印了医院确认过的签约名单,按照核对、签约、登记拍照依次坐好,排起了流水线,俨然一副严阵以待的样子。群众们听闻有如此方便的举措,都带着医保卡和药盒来到现场,其中还有不少不在名单上的人,一问都是人传人带来的。当天我们登记了30多名慢病患者,涉及上百个药品。

回去后,团队对着照片整理了2天的Excel表格,让开发人员把表格导入数据库,通过代码手段实现了服务人员清单和药品清单;然后结合着开发完的备药功能,实现了第一轮的备药。

随后,就出现了一系列的问题:常规HIS的设计是会制作一张药品字典表(记录药品基本信息)和一张患者用药信息表(记录患者的用药信息),中间通过药品ID进行关联;在患者用药信息表里,并不会保存药品字典相关字段。由于开发人员不熟悉医疗行业,在操作中发现:修改药品字典,患者对应的用药信息并不会跟着修改,进而在备药单生成了2条甚至更多的重复记录。为此,我们重新做了表结构关联设计,但在同步过程中又出现了重复数据和丢数据的情况,纠正这一情况,又花费了大量时间。

不过,等这批药品送到社区卫生服务站,患者第一次在家门口把此前需要到大医院才能配到的药配走时,我们感到所有的付出都是值得的。

2. 后续试点上线

卫健部门给我们紧锣密鼓安排了8个站点的上线任务。好在一周后1.0版本的全功能产品发布了,在第2个试点,我们已经可以使用系统来进行添加患者、药品的操作,整体效率提升明显。

前7个站点都是我们亲自到现场,为每位患者进行添加药品操作。相当于我们亲自使用自己的产品,对自己提出迭代需求,按照一周一个版本的迭代进度,我们逐渐完善了不少功能,并制作了产品手册与快速入门手册。

在第8个站点上线时,我们并没有前往现场,医生通过线上指导完成了5位患者的纳管操作,这代表着产品从原型走向真正落地迈出了最重要的一步。

在8个站点均完成一轮备药后,卫健部门又安排了全区域每街道中心3个站点的上线任务。我们布置了上线任务表,安排5人每人每天负责一个街道中心的培训和上线工作,在一周内完成了所有任务,甚至还创造了1天时间在一个中心上线12个站点的“奇迹”。

随着产品功能的稳定,我们只需要在线上解答社区卫生服务站遇到的问题即可,全区可以自行按照任务倒排的时间表安排上线工作。同时我们也增加了产品运营人员,专门处理客户的问题和反馈,整体的产品落地之路也越走越扎实。

总结

产品的落地之路,看似规划得一路平坦,但在实际过程中往往伴随着艰辛和反复。笔者总结归纳了一些关键步骤,不一定所有场景都适用,供大家参考,欢迎大家批评指正。

产品GTM步骤(点击可查看大图)

【作者简介】

钱霁新,曾任杭州市妇产科医院信息中心主任,2019年开始从事互联网医疗事业,目前主要方向为医疗商业化产品和解决方案设计。

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【责任编辑:秦勉】

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