专业原创
致力推进中国医疗卫生信息化

招投标:医院信息部门避免“挨骗”的关键环节

来源:HIT专家网    作者:江西省妇幼保健院 金忠林

【编者按】最近一段时间,HIT专家网连续发表了多篇关于医院信息部门“落后就要挨骗”的投稿:《【袁永福专栏】落后就要挨骗》《【柳明专栏】让医院信息科不再成为“背锅侠”,科室能力建设是关键》《【李楠专栏】医院信息部门如何避免“落后就要挨骗”》,其本质是信息科能力建设,这一长期性话题,备受业界关注,激发了更多医院信息科人员的主动思考。近期我们还将继续刊登关于此话题的文章,欢迎更多医院信息科同仁踊跃参与。

江西省妇幼保健院 金忠林江西省妇幼保健院信息科副科长金忠林

信息化项目一般分为:项目立项、方案编制、招标采购、项目实施和运维这五个阶段。在项目实施之前,我们面对的更多是供应商的售前工程师和商务代表,在这个阶段,我们和供应商博弈的重点就集中在技术方案、招标文件和合同文本等文件上。

技术是向善的,通过技术推动业务的进步是IT工程师们的价值追求。然而商务是趋利的,追求企业和个人的最大利益也是他们的奋斗目标。商务趋利也没有错,如何识别招投标过程中的风险,才是医院信息部门避免“挨骗”的关键环节。笔者结合自身工作的体会,谈几点初浅的认识。

谨防售前沟通阶段的避重就轻

售前沟通,一般决定了我们项目的技术路线、项目范围和建设模式,售前工程师的能力和水平是我们考察乙方实力的第一步。在售前沟通阶段,我们至少可以考察乙方两方面的能力:一是乙方技术实力和项目实施的能力,二是乙方商务代表调动资源的能力。

而商务代表的能力往往更为重要。优秀的售前工程师也是乙方的稀缺资源,来什么样的售前工程师,就体现了乙方对医院项目的重视程度,以及商务代表调动资源的能力。同样的供应商、同样的产品,为什么在不同医院的实施效果大相径庭?供应商实施团队的能力至关重要,而实施团队的能力取决于商务代表如何跟公司讲好故事,争取资源,获得重视。

笔者曾经历过一个项目,在方案征集阶段,五家公司的售前工程师同台竞技,有的公司派出国内知名的专家,有的则是刚入行的年轻人,重视程度可见一斑。

另外,售前的推销通常包括三个层面:技术、案例和荣誉。技术方案,要靠我们自己去学习、比较、分析、判断;案例也要仔细甄别其应用落地程度、时效、甚至真伪,商务代表往往会列举一串国内顶级医院的名单,但其中有些也许是试用,也许已停用,也许仅仅是一次捐赠。

有些售前工程师,可能有一连串“高大上”的头衔,我们也不要盲目崇拜。笔者有位旧识,在一家公司任职售前工程师一年后,头衔多了不少。

抓住招标投标阶段的要害

大的项目,往往有多个系统或者多个模块,乙方往往按照系统交付的难易程度报价,容易交付的标准模块报价高,需大量定制开放的模块报价低;一期为容易交付的标准模块,占合同的主要金额,二期或者三期以不易交付的非标准模块为主。总之,这样的思路就是要用最短的时间把医院信息化建设的钱挣走。

软件是靠人来服务的,乙方的项目经理、实施团队对于项目的成败至关重要。虽然我们在招标文件中有对实施团队的要求,但还是会遇到项目经理能力不足、实施人员频繁变动等情况,我们的项目时常也会变成乙方入职培训的“训练场”。对此,软件招标文件的商务内容必须做到量化、细化,责权表达清晰明确,避免模棱两可。

如何写好软件项目招标文件的商务内容?笔者有几点做法供参考。

1、关于实施团队。在招标文件中重点写明对项目经理的能力、经验的要求,以及项目团队的技术结构、技术能力、实施经验的要求,要有证书、合同、社保、用户确认等验证材料佐证;实施团队人员变动要经甲方书面认可。

2、关于项目验收。首先是要投标人自己带上“紧箍咒”。要求投标人提供详细的项目验收方案,包括项目验收的条件、验收方法、验收步骤、初验和终验的验收程序、验收时须提交的文档资料目录等,让投标人自己先“画地为牢”。

其次,引入第三方检测。验收是甲方最有力的“尚方宝剑”,但软件项目难度量、难定量,主观性较大,甲方往往无所适从。引入第三方检测机构独立仲裁,既减轻甲方的压力,也是一种对乙方的约束。

3、关于项目培训。要列明培训的内容、天数、人数、是否原厂现场培训、是否要考试,以及培训合格的标准,甚至列入甲方工程师的认证培训。

4、关于项目安全。结合自身的信息安全等级保护定级、软件正版化、信息安全风险评估等工作,要求项目符合、达到或者通过相应测评。

合同签订阶段的查漏补缺

合同的依据是招标文件和投标文件,招标完成之后,合同就成为甲乙双方最后博弈的焦点。我们常遇到这样的问题:“商务代表答应满满,项目经理落实点点。”乙方在投标文件中响应而不易满足的内容,可能会在合同中忽略,或者模糊概念。乙方的逻辑是:投标中不能控制的风险留在合同中控制,合同中不能控制的风险留在实施交付中控制,实施交付中不能控制的风险就留给商务搞定。

乙方的逻辑同样适用于我们甲方,合同是我们亡羊补牢、查漏补缺的最后机会,把招标文件中不明确、不确定的内容补充完整,避免纠纷,预防风险。

合同中首先需要说清楚的是付款方式。项目的类型不同付款方式就可能有异,特别是大型项目,智能楼宇、综合布线、软件实施和硬件系统集成等各不相同,是否需要预付款?阶段付款的条件是什么?质保金如何设置?如此等等。付款的方式要与阶段验收相匹配。

其次是约定好违约的责任。常见的违约,如延期交付、假冒伪劣等,一定要把违约赔偿表述清楚。特别注意的是,对乙方实施工程师的安全管理和保密责任也应该约定清楚,以防乙方工程师做违法违规的事情。对此笔者有切身体会,小则传毒统方,大则删库跑路。

最后是明确验收条件。将招标文件的验收条件、方式、步骤等内容细化完善在合同中,给乙方最明确的信号:不达标、不验收、不付款。

结语

《笑傲江湖》中任盈盈曾对令狐冲说:江湖风波险恶,少君性情仁厚,多多保重。医疗信息化行业也是一个“江湖”,避免“挨骗”的根本无非是两条:一是借助外力,监理、咨询、检测、行业专家等等,袁总在《落后就要挨骗》一文中阐述得很清楚;二是加强内力,医院信息人员不仅要掌握技术的自主,也要了解商法、民法、条例规则,总之学无止境。

医院信息部门和HIT供应商,应该是一个战壕里的战友,共同的目标是做好项目,就像医生和患者,共同的“敌人”是疾病,不应该成为对手。“诚信”应是甲乙双方共同践行的价值观,希望HIT“江湖”少一些险恶,“落后”也少一些“被骗”。

【作者简介】

金忠林:高级工程师,医学学士、软件工程硕士,江西省妇幼保健院信息科副科长。

小助手二维码想加入HIT专家网专业交流群吗?请添加“HIT专家网”小助手微信好友后提交你的申请哦

(请注明姓名、单位名称、职务、主管技术或产品领域,以便有针对性加群)

【责任编辑:谭啸】

赞(0)

评论 抢沙发

评论前必须登录!

 

未经允许不得转载:HIT专家网 » 招投标:医院信息部门避免“挨骗”的关键环节
分享到: 更多 (0)