来源:HIT专家网 作者:郭立川
国家对医疗信息化的发展要求日益增强,医疗机构信息系统更新换代的速度越来越快,很多医院经历过4代甚至5代以上的主体程序更新与切换。如何掌控系统切换风险,确定较为安全高效的切换方案,需要医院信息部门在实践中及时总结。
本文以天津某大型三甲医院的三次系统切换为例,根据业务系统切换条件的类型不同,通过分析系统切换的背景、过程、风险以及常见问题,尝试总结相关经验。
三次系统切换的背景分析
本文涉及的三次系统切换,背景情况分别是:
(1)2014年,天津市医保系统接口升级,全市统一的对接时间不容变更。医院原业务系统厂商不能继续提供服务,因此引入新的系统厂商,要求在14天内更换业务系统,同时完成医保接口的改造和对接。
这次系统切换属于新旧两套系统的更换,包括HIS、LIS、PACS、电子病历等,难点在于用户培训和基础数据的准备。为保障成功,首先要确定必需的更新范围,其他未更换的系统要定好更新计划;在不能使用系统期间,各科室应启动应急预案,直到更换系统稳定运行为止。
(2)2019年,医院地址变更,整体“搬家”,同时因医院诊疗范围扩充,需要同时完成新增科室的业务系统安装调试,如:手术室、重症监护、一卡通、智慧医院等系统,准备时间为60天。
这次系统切换属于扩展性切换,难点在于新科室系统的用户培训。同时因涉及诊疗流程调整与患者就医习惯改变,因此影响范围较大。
(3)2020年,勒索病毒攻击导致系统主要业务瘫痪。经过病毒溯源和分析发现,病毒在医院内传播较广,需要全面更换网络区分,并对客户终端逐一查杀,计划依据“主要业务优先”原则,按照先门诊、后住院,先医嘱、后医技的顺序,在7天内全面恢复。
这次系统切换属于灾后系统重建,系统和应用范围没有变化,难点在于完全恢复过程中的应急预案执行,以及院内科室和患者的解释工作。
不同切换方式的风险研判
(1)直接切换
2014年的系统切换,基于不同厂商的不同系统,在确保业务不间断的基础上,采用“直接切换”方式(如图1所示),主要风险点分析如表1所示。
(2)并行切换
2019年的系统切换,是基于同一HIS厂商的不同版本产品,在确保业务不间断的基础上,采用“并行方式”(如图2所示),主要风险点分析如表2所示。
(3)逐步切换
2020年的系统切换,是基于同一厂商的同一版本产品,在业务间断的情况下,采用“逐步切换”的方式(如图3所示),主要风险点分析如表3所示。
共性解决方案与经验总结
通过上述三次系统切换工作,笔者总结出部分共性解决方案经验,系统切换流程的关键步骤与环节如图4所示。
1.组建有效的组织领导架构:院长挂帅,各部门协同,建立信息沟通小组,各司其职,统一听从临时切换领导小组办公室的指挥;还应考虑面向患者和职工的宣传,消除职工和患者对新系统的疑虑,便于配合系统切换工作。
2.专家或者小组论证确认整体方案:通过专家或院内小组论证,确定新系统与老系统的区别,认可系统使用和内部流程的改变,最大程度地让院内人员适应新系统。在系统不能满足的情况下,考虑用系统外的方式弥补,比如:人工、电话沟通等。
3.构建网络拓扑图:硬件网络是承载软件的基础,在新系统上线前一定要验证网络性能,确保在更换系统后的稳定运行,与软件系统的故障进行“解耦”。同时,根据医院情况将各个区域明确划分,该实现物理隔离的地方不能使用虚拟隔离,在确保安全的前提下确保网络畅通。
4.搭建测试环境:在时间允许的情况下,尽可能使用正式数据进行测试数据库的搭建。测试环境的主要目的除了验证新系统的适用性外,还需要作为培训环境,让全体职工适应新界面,尽早发现问题,提出合理建议,系统厂商尽可能调整和修改。在修改完成之前,准备应对方案。正式切换前,将测试环境准备的内容清理干净,作为基础环境转到正式环境中,同时保留测试环境用作以后的测试。
5.根据医院业务明确系统切换的先后顺序,比如:先住院、后门诊,先收费、后医生,先医嘱、后医技的顺序。特殊情况另行商定,灾难恢复的顺序需要根据业务需要,先满足大部分患者要求,再处理小范围需求。
6.根据业务顺序,配套相关软件接口搭建顺序。因医院的系统越来越丰富,涉及各个业务流程,个别医院由一家供应商承建,但大多数医院的系统分门别类地由多家厂商开发完成,主要业务流程的接入顺序也会影响到系统切换的平稳性。如图5所示。
7.全员培训,根据不同业务进行不同培训,合理安排时间,培训方案需要一直保持到正式系统切换平稳运行后。
三次系统切换过程也暴露出一些人为因素带来的问题:
1.沟通消耗:组织机构建立了,但各部门都缺乏经验,部分科室或个人不了解、不清楚应该做什么。比如:在切换时间确定后,信息部门往往需要在晚上工作(如提前安装程序环境、检查客户端杀毒情况等),到达相关点位时往往是在非正常工作时间;此时有些点位找不到人开门,需要另外沟通,降低了切换效率。
2.局部调整:系统切换应遵守“局部服从全局、个人服从集体”原则,但实践中经常有个别部门因自身工作习惯,要求对已论证确定的工作流程进行调整,此时往往都是系统在“妥协”。这就需要有个通观全局的开发团队,在尽可能短的时间内确认相关调整能够到位,并进行全员培训。
3.病毒查杀:在调试新环境的时候,有些工作人员为了快速工作,不注意有关病毒查杀的规定,有些网络环境也没有进行安全检查的设置,导致携带病毒入网。这个小小的操作很可能给整个系统带来颠覆性的毁灭。系统切换前需要一个安全干净的网络环境,包括:客户端、各网络节点、服务器、存储设备,以及入网线路的边界设备,如防火墙、交换机等。条件允许时,最好全部杀毒检查,同时设置准入条件。如果全范围达不到,最小范围也应将核心机房区域做好全覆盖,并保证病毒版本库处于最新状态,进行重点防护。
4.应急预案:各科室制定全人工应急预案,并进行实际演练。在这三次系统切换时,发现有的部门对系统切换有着“莫名的信任感”,不考虑人工应急,或者等待信息部门出具其他科室的应急方案。这种想法是错误的。应急预案应该由小而大、由局部到全面,各个窗口或职能部门都应制定自己的应急预案,再由行政职能科室汇总、制定整体应急预案,信息部门出具技术处理、故障排除的应急预案,这样才能将出现故障后的问题影响降低到最小,也才能快速解决问题、恢复生产。
小结
根据笔者三次系统切换的亲身经历,个人认为最优方案是“逐步切换”,但需要周边环境来配合,比如:网络环境稳定安全、时间充裕、各个业务系统边界明确等。
“并行切换”的方式需要的资源较多,并行时间越长,带来的问题就会越多,所以要注意进行严格的时间把控,才能提高成功率。
“直接切换”看上去失败的概率很高,不过根据实际环境来确定方案的时候,往往代价会很低,但是要求从医院整体出发制定人工应急预案,而这套应急预案的主体应是从实际业务出发的,而不是从信息角度来应急。
【作者简介】
郭立川,任职于天津医科大学朱宪彝纪念医院(代谢病医院),信息办公室主任。
【责任编辑:秦勉】
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