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小规模医院如何设置并激励信息管理员?| 读者来稿

来源:HIT专家网 作者:石家庄循环化工园区医院 何怡晖 赵思诺

二级医院信息类人员数量明显不足,如何克服这一困难?石家庄循环化工园区医院进行了探索:由医院信息科牵头、医院信息管理员辅助,共同建设智慧型医院;基于该思路,医院形成院内考核方案,并制定《信息管理员管理办法》加以落地实践。

在制订《信息管理员管理办法》前,医院信息化工作推进速度较慢且效率偏低,信息科处理问题的速度也不尽人意,院内满意度排名处于中后段。制度建立后,临床人员可自行处理简单的信息类故障,在降低沟通成本的同时,减轻了信息科的运维工作量。

据不完全统计,2023年信息科的年度运维量2648条,较2022年下降17%;院内满意度由2022年的“较不满意”提升至2023年的“满意”;信息科也荣获2023年度医院先进集体荣誉称号。

医院信息管理员的职责

1.我院信息管理员的工作职责

各科室选出职工兼任信息管理员,主要工作职责为信息系统的推广与使用,加强本科室与信息科之间的联络与协作。信息管理员需要具备基础的硬件、网络维修技能、应急演练能力、良好的沟通技巧以及提出信息系统优化建议的能力,并遵守医院十八项核心制度之信息安全制度。

2.我院信息管理员设置范围

我院根据《信息管理员管理办法》,要求每个临床科室至少设置一名医生及一名护士兼任本科室信息管理员,医技及职能科室至少设置一名信息管理员。经过信息科审批,全院共有46名信息管理员,涉及13个临床科室、12个医技科室以及11个职能科室。因工作职能调整导致的人员变动,由信息管理员在OA系统中提出《信息管理员变更申请》,经科主任审核通过后更换,信息科将更新信息管理员名单并及时维护至工作群。

考核指标和方法

我院《信息管理员管理办法》建立了量化标准,设定以培训参加情况、信息系统测试、硬件维护情况及网络常识、沟通情况以及信息工作配合、宣贯工作等多维度的考核指标体系,每个维度赋予不同的权重,如:信息工作配合占比15%,技术能力(硬件及网络常识掌握)占比25%,沟通及宣贯工作占比25%,测试及培训占比35%,满分设置为100分。

信息管理员可按次、按需参加信息科组织的培训及信息系统测试工作,并宣贯至科室其他职工,确保信息同步。

我院对信息管理员实行不定期考核和年终考核,均由信息科开展。为确保公正、全面评估其工作表现,不定期考核要求信息管理员全程参加,年终考核则重在系统性评估信息管理员的技术能力、沟通及宣贯能力,以及参与培训和系统测试时达到的水平。

不定期考核相对灵活,通过统计信息管理员参与次数,及时反映信息管理员对信息科所安排各项培训的重视程度。例如,信息系统上线或版本升级之后,信息科会围绕本次信息系统的升级情况对信息管理员进行培训,通过信息管理员的日常宣贯使各科室职工能够掌握信息系统升级后的功能;信息科在一周内对各科室职工使用的熟练度进行现场问询,用于评估信息管理员的宣贯效果。

考核成效

《信息管理员管理办法》实行以来,信息管理员水平整体得到了提升:2022年,考核评分在70分以上的信息管理员人数不足10人,2024年80分以上人数升至20余人。

随着信息管理员具备一定的网络及硬件维修技能,医院信息科运维量呈现逐年下降趋势,如表1所示,2024年1-10月运维类工单较上年同期下降2.6%,涉及硬件及网络类工单数量同比上年的812个降低至452个,下降79.6%。该数据表明,当临床科室遇到主机及打印机故障或因网络问题导致的业务中断时,信息管理员可以自行处理,大大提高了医护人员的办公效率,保障了业务连续性。

年份信息科工单运维量同比硬件及网络类工单同比操作问题同比
2024年1-10月2580-2.6%452-79.6%470-4.3%
2023年1-10月2648812490 
表1 信息科工单运维量对比

此外,信息科不定期参加临床早交班并利用下午时间到科室现场培训,面向信息管理员及科室职工培训信息系统使用操作流程。2024年上半年,信息科完成培训215次,同比上年有接近4倍的涨幅。信息科通过现场培训并做好签到表登记(如图1所示),确保以信息管理员为主的科室职工能够尽快熟悉新系统上线的操作。经信息科工单统计结果,操作问题较上年同比下降4.3%。

图1 信息科现场培训签到表

在《信息管理员管理办法》中,基于奖金分配的考核办法是激励信息管理员提升工作绩效的重要手段。经院长办公会审批通过,信息科依据各项考察表(表2)及考试评分(表3)对院内额外划分的奖金进行考核分配。

表2信息管理员考察表
表3 信息管理员信息安全考试得分(部分)

信息科年终根据考核成绩进行评优并发放奖励(表4)。年度评分总分为100分,得分在80分以上的可参评杰出贡献奖,75分以上可参评敬业奖,70分以上可参评优秀奖。设置杰出贡献奖1人、敬业奖3人、优秀奖5人。最终,经考核得分划分档次,将得分与奖金挂钩,激发信息管理员的工作积极性与创新性。

信息科对信息管理员实行考核并发放奖金,开创了医院对信息管理员考核的先例。

表4 信息管理员年度考核奖金分配情况

【作者简介】

何怡晖,女,石家庄循环化工园区医院信息科职员。

赵思诺,男,石家庄循环化工园区医院院长助理/信息科主任,电子工程专业工程师。

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