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梁志刚:医院核心信息系统切换,不只是个“技术活儿”

来源:HIT专家网 作者:李崇铭

“医院核心信息系统的切换工作好比‘开着飞机换引擎’,要在保证医院业务正常进行的前提下进行切换,既要做好系统切换前的技术和管理工作,又要保证实际切换的效果。”

2022年底,首都医科大学宣武医院采用逐科室进行的策略更新原有HIS系统,实现了医院核心信息系统的平滑切换。4月13日,在PHITA 2024年会青年论坛上,首都医科大学宣武医院信息中心主任梁志刚分享了医院核心信息系统切换的挑战与经验。

首都医科大学宣武医院信息中心主任梁志刚

系统切换前:为解决业务痛点做好铺垫

宣武医院的旧HIS“服役”近20年,由于旧系统缺乏扩展性,难以很好地支撑医改任务与智慧医院建设需求,且此前存在过度的定制化开发,切换医院核心信息系统势在必行。

“应对HIS系统切换过程中可能出现的困难和问题,医院信息部门需要考虑的事情非常多、非常细,不能仅考虑技术层面的问题。”梁志刚介绍,核心信息系统要换,患者就医不能停,医生的使用体验不能差,需要管理、技术“双管齐下”。

从管理角度来看,信息部门首先要明确医院既有系统的痛点和需求。和医生问诊一样,切换核心信息系统要先摸清问题的性质和程度,对症下药。梁志刚表示:“系统一定要贴近用户、适合用户、得到用户的支持,产品选型不是信息部门一言堂,要联合多个部门来做这件事。”

在调研需求的过程中,医院信息部门需要转换思维,不要罗列技术和概念,要让领导、科室负责人听懂产品到底能实现哪些功能。

一方面,加强纵向沟通,获得领导的支持。“切换HIS系统,至少要取得主要领导的大力支持。”梁志刚表示,学会向领导“借力”,要提前把工作计划、难点等和领导讲清楚,这样将无形中化解很多阻力。建设规划不能大而缺乏细节,需特别做好预算、评估建设周期、定好任务节点,明确什么时候做到什么程度,这样能增加规划的可执行度,向领导汇报时会更加清晰。

另一方面,做好横向交流,注重换位思考,特别要争取科主任的支持。“小大夫说一百遍好,不如科主任一条意见。”梁志刚介绍,在筹备HIS切换时,信息部门逐一与各科室主任沟通,并将各科室信息化联络员的作用发挥到极致,确保和各科室的有效沟通。

在领导支持和科室沟通的基础上,组建工作团队,合力完成需求调研及二次开发工作。“这项工作要由信息部门主导,还需要各部门的参与。但信息部门要‘把球传出去’,由管理部门来对接临床部门的各种需求。”梁志刚表示,信息中心联合医务、门诊、护理、医保、药学、财务、临床科室等各部门的团队作战模式,不仅能够锚定HIS系统的核心需求,又能有效消除建设过程中的阻力。

从技术角度来看,核心信息系统切换的准备工作主要体现在以下几方面:

在产品选型方面,医院信息部门是权衡各部门需求和系统功能的“把关人”。核心信息系统需求调研及二次开发,要在保障医疗质量、安全的基础上,梳理完善各业务流程,尽可能兼顾既有框架和功能,减少系统切换对医护人员的影响。“关注医院的业务特色和既有流程亮点,尽可能使新系统贴合业务实践,这并不是‘唯临床是问’,而要兼顾建设要求和业务需求。若无原则地改下去,HIS版本控制、稳定性和可靠性会面临很大的问题。”

梁志刚介绍,在医院核心信息系统选型过程中,信息部门重点关注三方面内容:一是系统属性,包括架构设计、开发环境、功能特点、可扩展性、案例情况等。这些明确的指标是衡量产品与医院匹配程度的“关键信息”。二是厂商服务能力。医院核心信息系统需要开发新功能,满足诊疗业务和患者需求,背后离不开厂商服务的支持。三是用户的满意程度。回归系统切换的根本目的,医护人员更加关注新系统的易用性、使用体验、业务流畅度等细节。

同时,HIS系统千头万绪,涉及医院各个业务场景,信息部门需协调好上下游厂商,确认其产品和新系统的适配情况,“一定要亲自过问,不能听之任之”。

在硬件及环境适配方面,主要包括计算资源、存储资源、操作系统、数据库、终端、容灾备份等等,这是新系统稳定运行、生长的“土壤”。梁志刚表示,HIS系统切换也是医院硬件设备升级的好时机。

在准备基础数据以及数据迁移方面,数据清洗、迁移、患者主索引合并、梳理基础数据等工作是医院现有数据迁移的前提。梁志刚介绍:“我们将原有系统的患者数据进行了清洗和合并,在此基础上还对医嘱、物价、人事等基础数据进行了梳理,停用了一些不规范的数据,这样新HIS的数据管理工作会更加清晰、有条理。”

在联调、测试以及系统试运行方面,“要做好系统的功能测试,更重要的是做好性能测试。”梁志刚表示,厂商往往会侧重介绍产品有哪些功能,而这些功能的实际使用效果、业务负载能力需要信息部门重点关注,进行充分的测试和评估。在新系统试运行过程中,要保证“业务要通、性能要好”,同时注意收集用户的使用意见便于二次优化。

此外,针对新系统的使用指导工作也不容忽视,这直接关系到用户使用的流畅度和体验。“当时我们组织了多种形式的培训,集中的、一对一的指导都有,甚至趁科室交班的时候冲过去进行培训。”梁志刚说。

系统切换中:重点保障业务流程

医院核心信息系统切换的准备工作为实际切换夯实了基础,在实际切换中信息部门还需注意策略和方法。

要根据医院具体情况,制定系统切换的策略。切换的时间、顺序,以及切换时的人员安排,都需要统一安排,做好预案。“比如,从住院部先开始切换HIS系统,一方面是考虑到对患者的实时业务影响不大,如切换出现问题的影响范围较小。另一方面,患者住院期间会涉及医院各方面业务,根据出现的问题及时进行改进,这样的优化效果是最好的。”梁志刚介绍,住院部从第一个科室切换到全部完成的过程中,每上线一个科室他都会主动跟科主任联系:“新系统要上线啦,请多担待,有问题及时沟通。”

保障新系统上线的可用性,不仅要解决技术问题。信息部门应优先保证系统能够平稳运行,完成基本的业务流程和上下游协作,及时响应出现的系统问题故障,还要关注“突发状况”。

“保障系统可用、业务顺利开展,不仅要注重后台,更要兼顾前台。很多时候并不是系统本身的问题,菜单找不着、检查不会开、病历找不到……这些都是医护人员可能会遇到的状况。”梁志刚表示,信息部门不仅要及时提供系统切换的技术支持,还要关注医护人员在使用系统时有没有障碍和错漏。“这就是提前组织培训的重要性。尽管如此,切换时还需要人员在前台及时处置问题。”

此外,新系统的打磨需要持续优化。“医护人员熟练使用新系统、信息部门优化新系统,这需要一个过程。”确保业务流程顺利开展之后,再去“抠细节”,如交一笔费用要多久、药方审核要多久、怎样让医生用起来更“顺手”,持续地改善系统表现。

切换医院核心信息系统不仅是个“技术活”,需要把握从规划到实施的每一个环节,发挥好信息部门的“桥梁”作用,为医院业务开展做好信息化支撑。梁志刚表示,在新一代医院信息系统更新换代的高峰期,HIS系统的更新换代要充分调动信息部门能取得的支持,缜密谋划,敢想敢做。

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