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马丽明:如何做好新建医院信息系统规划? | 2020年南湖HIT论坛

来源:HIT专家网      作者:龚晨

“经过多年发展,佛山妇幼信息中心的科室定位,正逐渐从技术服务的提供者,转变为流程优化的管理者;管理范围,也伴随新医院建设,从传统信息化延伸至大信息范畴。”在10月24日举办的2020年南湖HIT论坛上,佛山市妇幼保健院信息中心主任马丽明谈到了信息中心的职责变化。

马丽明重点结合佛山妇幼新院建设的经验,分享了作为“大信息范畴”管理者,关于信息系统规划、系统选型、系统建设的全新认识。

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系统规划及早介入

马丽明曾亲历佛山妇幼的两次新院建设。2005年建立的禅城院区开业之初仅有业务系统20余个、大小设备1200余台,信息化相关投入仅有几百万元;而在2020年年底即将全面开业的新城院区,信息化相关投入达到2亿元、系统数量超过100个、大小设备数量约2万台。

对于马丽明而言,两次新院建设的感受大不相同。第一次是医院整体搬迁,最大的压力在于搬迁当天如何保证系统、数据在最短时间内完成切换和衔接,以及设备的定向搬迁和接入网络。第二次是新增院区,与第一次相比,压力主要在于信息部门负责的建设范围大幅增加,需要掌握更多的非信息化知识。以往只需单纯地考虑传统信息化建设,现在除了弱电智能化以外,还要思考更多以前不需要考虑的问题。例如,自动抽血系统的装修配色、面板材料、自动分拣机的工艺设计是否能减少试管破损?怎样的设计可以减少错管率?哪些因素会影响抽血及后续上机检验的效率和质量?管理范围大了,责任和压力也随之更重了。

这种压力在进行系统规划时,马丽明感受得更为深刻。“规者,法度也,注重的是战略层面的思考与考量;划者,分开也,重点在战术层面的操作与执行。”马丽明认为,系统规划必须要与医院的发展愿景与目标定位保持一致,还要与医院的自身资源条件相匹配。佛山妇幼新城院区的建设先有了“珠三角西部妇女儿童医疗区域中心”的目标定位,才会有与目标定位相匹配的建设规模、投资概算、方案设计,以及周边的公共交通、停车等各类细节、流程设计。

此外,规划时不仅要关注信息系统建设,考虑患者体验,更要充分考虑物流、信息流、资金流等的有机集成和优化运行。这是马丽明在新院建设中不断“踩坑”与“跳坑”后得到的体会。“有时业务科室对物流与信息流的结合没有充分考虑,导致规划设计时出现问题,幸亏我们审图时及时发现并进行了补救。”

马丽明为同样面临新院建设任务的同仁提出建议:一是早介入。规划阶段,信息部门就应尽早介入,明确建设范围,了解相关信息(如群楼分布、楼层面积、长宽、科室设置等),提交业务、办公用房需求,在合理范围内争取有利位置。

二是多介入。设计阶段,要积极参与设计院与各科室制定平面布局的会议,根据信息系统的业务特点指导、引导、规范业务科室的信息系统需求,审核业务科室的信息化需求是否落实到图纸上,明确图纸是否达到施工图级别,如终端安装位置,信息面板的安装高度、离墙距离,管道敷设方式等。

三是抓落实。建设阶段,要抓按图施工,尤其要狠抓总包;建章立制、赏罚分明,对应的监理人员要“连坐”。变更和洽商,应尽量减少和尽快处理,以免影响工期及其他专业的施工。 

此外,还应充分考虑实际行动中的可能情况,对未知的可能情况准备具体的预防措施,降低漏洞或风险。“其实,按现在的进度而言,我们新院区要在2020年年底全面开业面临的压力是非常大的,但早在2019年年底,门诊就已经开业了。为什么能做到?因为我们充分考虑了包括招投标等在内的各种突发情况,应急方案从ABC做到了EFG。所以在连工作用电都不能保证的情况下,我们还是确保了门诊的准时开业。”

马丽明认为,高品质规划的关键,在于充分调研、沟通,了解医院的战略规划和布局;研读各类文件、收集信息,寻找发展脉络;着眼全局,用经营管理的思维和眼光看问题、谋发展;关注国家、省市各级医改政策、行业标准规范;关注HIT市场的动态与变化。

她建议引入七何分析法(5W2H),通过创建问题树的方式构建行动计划。在行动计划中,也应有所取舍、有所侧重,秉承“先易后难、由浅入深、先急后缓”的原则,优先考虑效益高、覆盖面广、风险少的需求。

“规划要有所判断与取舍,搞清楚哪些是刚需,是一定要做的,哪些需求是没有太多实际价值的。”马丽明以床头屏举例,目前有些医院尝试在床头屏中引入便民惠民服务,“我是不建议做的。患者住院以休息为主,床头屏用起来多不方便?相关的应用为什么不直接做到手机上?”

系统选型“货比三家”

医疗服务的流程复杂、涉及面广、接口繁多,系统一旦上线使用后要更换非常困难,因而系统选型需要慎之又慎。关于系统选型的原则与考核要素,马丽明在其专栏文章《医院信息系统选型如何避免“入坑”?》中曾有过详细论述。

医院信息系统的开发,一般是以业务最佳模式的用户为蓝本的,充分体现了该业务的管理思想和管理框架。“在有条件的情况下,尽可能地选择成熟度高的产品,除非实在找不到合适的,合作开发一定要谨慎。”马丽明认为,如果必须走合作开发的路,则要对双方实力与开发风险进行充分评估,风险评估不应局限在信息技术,更应该评估相关的业务部门。“表面上的免费,可能实际上所花的时间成本、人力成本,最后比购买一个成熟产品的代价更高。”

在成立专项工作组、货比三家、招投标的“系统选型三部曲”中,马丽明特别分享了“货比三家”这个阶段的一些心得体会:市场调研时不但要看市场占有率和用户数量,更要重视用户质量;用户考察时不但要看标杆用户,更要关注与自身条件类似的用户;用户访谈需要“听话听音”,“还行吧”与“还可以”有时代表两种完全不同的态度;技术架构的问题往往需要试用后才能发现,因此应尽量争取试用机会。

系统建设“不留遗憾”

系统建设主要考察操作水平与执行能力,更聚焦于“规划”中“划”的部分。马丽明分享了许多实用的方法论,比如清单罗列法可以避免系统建设时出现大的遗漏,从而影响整体进度;项目管理中常用到的任务分解、责任到人、明确层级管理等方法,对提高工作效能非常有帮助。马丽明认为,从自身的经验来看,不管是国家电子病历数据标准制定,还是医院等级评审准备,工作内容在变,但好的工作方法始终行之有效。

“新院建设就像家里搞装修,人还没住进去,就已经发现一堆遗憾。”马丽明认为,最大的问题还是在“人”,设计、代建、监理、施工、建设方均缺乏高素质人才队伍,基建办人员不足,知识结构不合理,院感人员参与不足,导致施工图存在不少问题,建设过程中更是不断发现问题、不断解决问题。

比如:门禁系统没有很好地结合管理需要。建议每个门禁应明确类型,如是否可视对讲?单边刷卡还是双边刷卡?

管槽的建设,应特别注意协调各运营商共同推进,才能避免在验收后出现“掀天花板”的问题。

层流或封闭区域的“隐蔽工程”,因后期变动施工难度大,应充分预留、冗余设计,设计阶段必须介入,施工阶段跟进施工质量,验收阶段重点验收。

这些大信息范畴下的建设问题,对于马丽明及团队而言是挑战,更是成长机遇。“这就要求我们不断地学习新的知识,包括工艺设计、给排水、装修设计等。”

除此之外,在传统信息系统建设方面,马丽明也分享了不少心得。比如,佛山妇幼的数据中心采用两地三中心设计,主备中心均能独立工作并单独向汇聚点提供信号;主备中心之间的通信冗余设计之余,要特别注意两中心路由表和接线,避免回路;工作用Wi-Fi在进驻后需进行二次调试,因为家具和设备会影响Wi-Fi信号;客户端、应用服务从本院区的配置服务获取配置信息,负载均衡失败时,可修改配置服务,重启客户端快速完成切换,避免逐台修改;系统迁移方案验证需建立在足够的测试基础上,并要有相应的应急、回退方案。

归纳以上经验,马丽明认为,大信息范畴囊括工程系统选型、建设及相关软硬件的运维,弱电智能化管理,以及原来归属设备部门管理、与信息系统密切相关的非医疗设备及其系统的建设,如智能采血、标本分检系统等。为实现信息共享和业务联动的高水平建设,未来信息部门的职责范围仍然会继续拓展。信息牵头、用户参与,多部门协同、统筹建设,这是未来医院信息化建设的必由之路。

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【责任编辑:秦勉】

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