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【刘新平专栏】医院数字化转型系列(十一):从制度流程入手,管控医院信息系统的更新与发布

来源:HIT专家网     作者:刘新平

在医疗信息化快速发展的今天,需求不断涌现,系统更新频繁。在这种背景下如何保持系统的稳定?如何保持业务的连续性?如何保证代码的质量?如何不影响或者少影响系统的性能?

医院信息同行大概都遇到过因为更新系统导致系统宕机的情况,多少都遇到过因为系统更新导致系统运行速度缓慢或卡顿的情形,或许还曾遇到过系统算法出了问题,追溯不到写代码的工程师的尴尬境地。

医院信息系统更新与发布的控制与管理,就成为医院IT治理体系中不可缺少的重要组成部分。建立一套基于PDCA的质量管理体系是管理好系统更新与发布的有效途径。

在制定管理制度和流程时,应遵循明确岗位责任、作业流程标准化、人物事件可追溯、信息安全的原则,把握以下四个环节。

环节1:建立制度与流程

目的为规范管理信息系统的更新与发布。

适用范围:信息系统工程师在运行系统上更新和发布新的程序代码。包括版本升级、流程改造、模块增补、Bug修复、接口调整等。

执行人:信息管理部门系统维护工程师、软件厂商工程师、服务器管理工程师等。

系统更新依据:业务科室根据实际情况通过OA正式提交的需求。需求流程须依次经科室主任、业务主管职能部门、业务相关质量管理委员会主任、信息管理部门责任人、信息主管院领导、主要院领导审批后,由信息管理部门责任人分配任务,项目责任人执行。

项目实施流程

1.项目负责人对实施工程师进行制度和流程培训。

2.信息管理部门项目负责人、需求科室代表、实施工程师根据需求共同确定方案与实施计划。

3.实施工程师和信息管理部门项目负责人应进行充分的功能测试、性能测试和负载测试;测试完毕后,组织相关业务部门负责人对系统功能进行测试,确认符合需求,且运行流畅。

4.工程师实施前需对服务器资源进行评估,如需扩容,由信息管理部门项目负责人通过OA管理流程向服务器管理人员申请,批准后扩容。

信息系统发布流程

1.信息管理部门项目负责人、需求科室代表、实施工程师共同确定试点科室、发布计划、紧急回退机制或风险处理预案。

2.系统更新前,原则上先行试点运行,优化并确认后,再在全院下发。全院性系统更新时间原则上选定在周四下午。全院性程序更新应由信息管理部门项目负责人向主管副处长、处长汇报准备情况,得到批准后下发。

3.记录服务器硬件配置的变更和信息系统配置文件变更情况。

资料归档管理:

1.一个完成交付的系统改造需求为一个归档单元,年度统一归档管理。

2.档案资料包括:(1)需求批准表单;(2)需求附件;(3)技术方案或需求规格说明书;(4)配置文件变更记录;(5)《系统更新与发布管理记录》;(6)其他项目相关文档等。

信息系统更新与发布管理流程如表1所示。(文末附表格文件下载)

表1 信息系统更新与发布管理流程

环节2:监管与分析

系统更新与发布管理应建立年度档案。制度执行负责人每月查核制度执行规范情况,发现问题限期整改。查核资料及年度制度执行总结分析报告需要归档。

系统更新与发布管理档案目录如表2所示。(文末附表格文件下载)

表2 系统更新与发布管理档案目录

环节3:持续改进

每年12月应对制度执行情况进行核查,并总结分析,评估上个核查周期的改进措施的效果,提出新的改进措施。

总结分析报告于当年12月31日前报信息管理部门主管副处长审核,报处长审批,审批后落实。

总结分析报告如表3所示。(文末附表格文件下载)

表3 制度执行XXXX年度总结分析报告

环节4:绩效管理

信息管理部门负责人、管理者和员工以及合作伙伴为了达成信息系统更新与发布的管理,应共同制定绩效考核办法,纳入本科室的绩效考核计划。管理者应阶段性进行绩效考核评价,不断调整绩效考核政策,达到持续提升个人和部门绩效的目的。

总结

信息系统的更新与发布贯穿着信息系统的全生命周期,必须得到医院方和软件开发商的重视和关注,制度流程、管理目标与绩效政策等相关机制可纳入供应商培训与考核,共同建立“代码空间清朗、更新可追溯、信息系统稳定、医护人员满意”的良好生态。

【作者简介】

刘新平,河北医科大学第一医院首席信息官,浙江大学生物医学仪器专业毕业,北京交通大学工商管理学硕士。2015-2021年曾任河北省人民医院信息管理处处长,2002—2014年曾任河北省人民医院医疗设备处处长。社会任职:中国医院协会信息专业委员会委员、河北省电子病历应用水平分级评价评审专家组组长、河北省临床医学工程学会副秘书长、河北省临床医学工程学会信息化分会副主任委员。

发表论文20余篇,获河北省科技进步二等奖一项、河北省医学科技一等奖一项,主持在研《新冠肺炎疫情下医学影像检查自助就诊模式的研究》《医疗废弃物信息化监管平台在疫情防控体系中的建设与应用》等项目,设计并主持开发医疗设备类资产管理信息系统、医院物流供应链管理云体系、生命支持与急救设备管理系统、合理收费审计管理系统、手术室出入管理系统等多个业务系统。

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【责任编辑:秦勉】

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