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【刘新平专栏】医院数字化转型系列(一):如何科学提出和实现信息化建设需求

来源:HIT专家网 作者:刘新平

【开栏语】

本文作者是河北省人民医院信息管理处处长刘新平。刘新平在医学装备管理、医院信息化建设、医院质量管理等领域都具有丰富经验,应邀在HIT专家网开设专栏,就医院数字化转型的实践心得进行分享。敬请关注。

数字化医院建设是现代化医院管理体系不断建立和完善的过程,医院数字化转型是必须要做、也必须要做好的事情。医院数字化转型要“转”什么?

第一个转型,是“建、用、管”并重的信息化全生命周期管理理念的建立和践行。

第二个转型,是全院全员从传统的线下管理模式向线上管理模式的转变。在把业务不断推到线上的同时,也必须把管理快速转到线上。

第三个转型,是中层管理干部要掌握数据决策的工具。管理者不仅要深入实践,更要注重数据质量,通过数据发现问题、分析问题,找到精准管理的路径与方法。

医院数字化转型是个长期的过程。在这个过程中,引领医院信息化建设发展,同时与医院各级部门共同努力,促进现代化医院管理体系的建立,是医院信息部门的职责,也是信息人的初心和使命。笔者在日常工作中对医院数字化转型积累了一些心得体会,希望能与业界同仁分享。本篇首先谈一谈关于信息化建设需求的提出与实现问题。

在医院重视质量管理、内部控制和精细化运营的今天,管理者常说:“质量管理永远在路上”“信息化建设永无止境”,其实这正是表达了信息化作为固化流程的工具,与质量管理的持续改进如影随形,是随着质控方法和管理路径的改变而跟进的。只要管理上需要持续改进,信息化就有流程改造需求。信息化程度越高,需求就越多;管理者改进工作的思路越清晰,需求的质量就越高;管理者参与度越深,质量改善效果就越好。

根据国家卫生健康委2018年发布的《关于进一步推进以电子病历为核心的医疗机构信息化建设工作的通知》的文件要求,近几年来,河北省人民医院信息化建设卓有成效,2019年度已经基本达到医疗流程全数据采集的较高程度的信息化水平。

实践表明,医院业务和管理流程一旦需要发生变化,则信息先行。为了配合支持职能管理部门对工作的持续改进需求,信息管理处在每年3月和9月分两次收集信息化变更需求。3月一般是满足各科室年终总结后对质量改进和管理提升的需要,9月则是满足一年一度基于《电子病历系统应用水平分级评价标准》的系统功能和应用数据质量指数评审分析后对流程进一步改善的需要。

提升信息技术服务的绩效、提高信息技术服务的质量、降低信息技术服务的成本,这是医院精细化运营理念的体现,更是每个人的责任。这就要求医院职能管理部门应该科学地提出信息化变更需求。在此谨提出两点建议:

一是,要将管理思维从线下转到线上。持续改进管理工作,要以数据为基础,以数据流为导引,以数据逻辑规则为质控方法。

二是,职能管理一把手要“定位导航”。即对系统的变更进行必要性和可行性论证,涉及多部门协同的要提前达成一致意见,切忌做非必要、不可行、未经深思熟虑的草率改变,那样势必耗费不必要的人力成本、时间成本和技术服务成本。

具体而言,医院职能管理部门和信息部门在需求的科学提出和实现上,应该紧密沟通协作并牢牢把握以下五点:

第一定位变更节点。

各质量管理委员会主责部门根据《电子病历系统功能应用水平分级评价标准》和实际数据质量指数找差距、补短板,基于《三级综合医院评审标准实施细则》相关质控指标和医院运营管理指标的监控情况,进行根本原因分析,收集来自于临床一线医护人员的需求和建议,必要时组织多部门、多角色讨论,定位信息系统中需要完善变更的节点。

第二理清改善路径。

基于法规制度提出需要解决的问题,定出拟增、删、改的流程节点和质控规则。规则的算法和逻辑要以系统中的离散数据为基础,拟增加的流程节点要提前与相关部门和人员讨论可行性。信息管理部门和技术工程师全程参与,对流程变更的技术可及性进行把关,对流程改善的技术路线提出意见和建议。

第三提交规范需求。

按照模版要求,通过OA系统《信息系统变更需求申请》审批流程提交科学、成熟、充分表达的需求,经相关质量管理委员会主任或业务主管院领导审核批准后,提交信息管理部门技术实现,减少后期的沟通成本和时间成本,提高需求解决效率。

第四,专人全程管理。

流程的变更应安排专人对需求实现全过程的参与和管理。提交科学规范的变更文档,参与系统改造技术方案的制定和审核,对系统变更进行测试确认,组织培训上线,运行期间跟踪应用情况和数据质量,持续改进,以达到管理的目的。

第五,建立需求变更绩效评价机制。

信息化建设领导小组应将“需求变更绩效评价”纳入信息化建设领导小组的重要工作,应从质量、效率、成本三个维度进行评价:质量可从质量控制效果、差错率降低等方面进行评价;效率可从人力成本、时间成本、物耗成本三个方面进行评价;成本可从系统变更需求实现的资金投入和管理人员资源投入方面进行评价。通过该机制,充分表达信息技术在医院质量管理和内控方面的价值,彰显医院信息化建设的社会效益。

【作者简介】

刘新平,2015年至今任河北省人民医院信息管理处处长;2002—2014年曾任河北省人民医院医疗设备处处长。社会任职:河北省卫生信息协会副会长、河北省临床医学工程学会副秘书长、河北省临床医学工程学会信息化分会副主任委员。

发表论文20余篇,获河北省科技进步二等奖一项、河北省医学科技一等奖一项,主持在研《新冠肺炎疫情下医学影像检查自助就诊模式的研究》,申报课题《医疗废弃物信息化监管平台在疫情防控体系中的建设与应用》,设计并主持开发医疗设备类资产管理信息系统、医院物流供应链管理云体系、生命支持与急救设备管理系统、合理收费审计管理系统等多个业务系统。

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【责任编辑:秦勉】

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